2018.10.22

こんなメールはイヤだ!その2「名前間違いと、その防止策」

文章の書き方


「こんなメールはイヤだ!」シリーズ、続編です。
その1はこちら

ブログ運営を通して、
さまざまな方とメールを
やり取りしていますが
たまーにいただくのが
「名前が間違っている」メールです。

私の氏名は「かみやまひろこ」です。
しかし、ときどき間違った宛名で
メールが届きます。

「かめやま」だったり、
「かみむら」だったり。

かみやま「ひころ」さんへ、
というのもありました。
……「ひころ」さんて、誰?(笑)

私が、ウェブ上での名前を
平仮名にしているのは
「漢字よりも、わかりやすいかな」と
思ったからです。

(私の名前、「ひろこ」の「ひろ」は
人名用漢字です。
日常生活ではなじみの薄い字なので
「どうやって書くんだっけ?」と
よく聞かれます)

しかし、もしかしたら
名字も氏名も平仮名にしてしまうと、
かえってわかりづらい場合もあるのかも
しれません。

そうは言っても、
人の名前を間違えてよい
理由にはなりません。

もちろん、名前を間違われた程度で

「私は、かみやまです!ヽ(`Д´)ノプンプン
間違えないでください!失礼です!!」

だなんて、感情的なメール返信は
私はしません。

ただ、心の中では
「この方は、宛名が正しいかどうかを
きちんと確認できないほど
そそっかしいのかも」
とは、つい思ってしまいます。

さらにそれが、
プライベートのやり取りならまだしも
ビジネスメールだったらどうでしょう?

メールを受け取った方は
「この人、仕事できないんだろうなぁ」と
感じてしまうかもしれません。
それは、仕事をするうえでは
間違いなくマイナスです。

「名前」は、とても大切なものです。

きっと、その人の誕生を待ち望んだ家族が
願いをこめてつけたものだから。

もしくは、ペンネームや芸名なら
「仕事がうまくいきますように」と
練りに練ってつけた名前の
はずだからです。

人名だけでなく、社名も同じことです。

メールを送ろうとしている
会社の正式名称は?
漢字なのか、ローマ字なのか、
平仮名なのか、カタカナなのか。
「前株」か、「後株」か。

例)前株→「(株)あいうえお商事」
  後株→「あいうえお商事(株)」

支店名も、似たものがあったりします。

たとえば、銀行などでよくあるのが
「東京支店」「東京中央支店」「東京営業部」
のような、よく似ている複数の名前です。
(余談ですが、振込時は
この支店名を間違えてしまうと
振込は一切できません)

うろ覚えのまま、メール送信すると
自らの信頼を大きく失ってしまうおそれも
否定できません。

だから私は、メールを送るときは
メールを送りたい方のお名前を
絶対に間違えないよう、
細心の注意を払います。

メールを送りたい方のお名前を
絶対に間違えない方法は、ただひとつ。

「コピー&ペースト」(切り取り&貼り付け)です。

一番よい方法は、
メールを送りたい方と過去にやり取りした
メールの文面や署名から
お名前や社名を
コピーペーストすることです。

お相手が、ご自分で書いたお名前や社名を
コピーするのですから
その中身が間違っているはずがないからです。

私は、ふだんの仕事では
もっぱらこの方法を使っています。

実は、この方法を使う前の私は
お名前を間違えてメールを
送ってしまったことが
数回ありました。

自分で、そのミスに気づいたときは
気づいた時点ですぐに
お詫びのメールをお送りしました。

間違えたと気づいたときは、
気づいた時点ですぐ、とにかくすぐに!
お詫びするしかありません。

お相手に許していただけるかどうかは
わかりませんが、その時点ではとにかく
心からお詫びすることしかできないのです。

また、お相手から
「私は○○じゃなくて、○○ですよ」と
ご指摘のメールをいただいたこともあります。
(下のお名前の漢字間違いでした)

自分からミスに気づいた際も、
お相手からご指摘いただいた際も、
「たいへん申し訳ございません」と
お詫びのメールをしたところ
「大丈夫ですよ~。私、よく間違われるんです」と
お許しいただきました。

ほっ、と胸をなでおろしはしましたが
「もう絶対、間違えないようにしよう。
お名前を間違えるなんて、
とても失礼なことだから」と
肝に銘じたのでした。

最後に、もう一度。

メールを送りたい方のお名前を
絶対に間違えない方法は、ただひとつ。

「コピー&ペースト」(切り取り&貼り付け)です。

どうしても、コピー&ペーストができず
手入力しなければいけない場合は
お相手の名前や社名を
しっかり、じっくりと、目で見て確認です。

そして、メール送信前は
メールの内容はもちろんですが
お相手の名前も今一度、間違えていないか
しっかり確認。
しつこいぐらい、念入りに確認。
それが、間違えないコツです。

私は、決して要領がいいとはいえないタイプです。
だからその分、たぶん人より時間をかけて
じっくり確認していると思います。

「トロい」かもしれません。
でも、間違えるよりは断然
そのほうがいいのです。

続編(その3)はこちら「改行のない長文メール」



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